Siklus Pengeluaran
adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam SIA siklus
pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu:
sistem pembelian, system penerimaan barang, system voucher, dan system
pengeluaran kas
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Sikklus Pengeluaran: Keputusan-keputusan penting
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Sikklus Pengeluaran: Keputusan-keputusan penting
Berapakah tingkat
optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
Pemasok manakah
yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
Dimanakah
persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
Bagaimana cara
organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga
yang optimal ?
Bagaimana TI dapat
digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik
inbound ?
Apakah tersedia
cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
Bagaimana
pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
Apakah tiga
aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
Memesan barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
Menerima dan
menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Membayar barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
Memesan barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama
pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
Metode
pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan
ekonomis [EOQ]):
Pendekatan ini
didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah
biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
Pendekatan ini
bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
Sistem JIT
berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan
maupun kekurangan persediaan.
Pesanan pembelian
adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta
pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang
telah ditentukan.
Pesanan pembelian
juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok
menyetujuinya.
Sering kali,
beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
Menerima dan
menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis
utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang
yang dipesan.
Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
MRP (material
requirement planning)
JIT (just in time)
Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?
Sistem MRP
menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga
menghasilkan persediaan barang jadi.
Sistem JIT menjadwalkan
produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan
persediaan barang jadi.
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
Peminta dan
mengidentifikasi nomor barang
Menspesifikasikan
lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
Deskripsi, jumlah
barang, dan harga setiap barang yang diminta
Dan dapat berisi
pemasok yang dianjurkan
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Apakah keputusan penting itu ?
Menetukan pemasok
(vendor)
Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
Harga, kualitas
bahan baku
Dapat diandalkan
dalam melakukan pengiriman
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
Memutuskan apakah
menerima pengiriman
Memeriksa jumlah
dan kualitas barang
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang
yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran,
dan jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
Bagian utang usaha
menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
Kasir bertanggung
jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
Sistem tanpa
voucher
Sistem Voucher
Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
Meminta para
pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau
melalui Internet
Penghapusan faktur
vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt
Settlement (ERS).
Membayar Barang:
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Kasir menyetujui
faktur
Gabungan dari
faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
Keputusan penting
dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon
yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
Fungsi ketiga dari
SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Kegunaan dalam
siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional
yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
Kebutuhan Informasi
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
Sebagai tambahan,
SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Siklus Pengeluaran
Hutang Dagang
Pengendalian:
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
Fungsi lain SIA
yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup
untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
Transaksi-transaksi
diotorisasi dengan tepat.
Transaksi-transaksi
dicatat dengan valid.
Valid, otorisasi
transaksi dicatat.
Transaksi dicatat
secara akurat.
Ø Aset (Kas,
persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
Ø Aktivitas bisnis
dilakukan secara efisien dan dengan efektif.
Ø Apakah
ancaman-ancaman itu ?
– Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan
– Meminta barang yg tidak dibutuhkan
– Membeli dengan harga yg dinaikkan
– Membeli barang berkualitas rendah
– Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
– Komisi (kickbacks)
Menerima barang
yang tidak dipesan
Membuat kesalahan
dalam penghitungan
Mencuri persediaan
Gagal memanfaatkan
diskon pembelian yang tersedia
Kesalahan mencatat
dan memasukkan data dalam utang usaha
Kehilangan data
Apakah
prosedu-prosedur pengendalian itu ?
– Sistem pengendalian persediaan
– Analisis kinerja pemasok
– Persetujuan permintaan pembelian
– Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
– Konsultasi daftar harga
– Pengendalian anggaran
Gunakan daftar
pemasok yang disetujui
Persetujuan
pesanan pembelian
Pemesanan
pembelian sebelum penomoran
Larangan hadiah
dari para pemasok
Insentif ke semua
rekening pengiriman
Pengendalian akses
phhisik
Cek ulang akurasi
faktur
Pembatalan
pengepakan voucher
Tidak ada komentar:
Posting Komentar